Jedna Tabula.Wiele flot.

Obsługa samochodów testowych odbywała się w arkuszach, a między centralą a partnerem zarządzającym samochodami testowymi nie było codziennej, stałej synchronizacji danych. Co ma się wydarzyć, kiedy i co się wydarzyło, trzeba było uzgadniać e-mailem i telefonicznie – a przy każdym nieoczekiwanym zdarzeniu wciąż od nowa.

Dane i dokumenty samochodów trafiły do jednego systemu, z dostępem według ról. O rezerwacji dokonanej w centrali partner od razu otrzymuje powiadomienie, kalendarz pokazuje wszystkie samochody testowe na jednej osi czasu, a wydanie i zwrot odbywają się elektronicznie, na urządzeniu mobilnym.

Flotą zarządzano w arkuszach: dane były niekompletne, dokumenty rozproszone, a zdarzeń nikt nie widział w całości. Wydania odbywały się na papierze, a o stan licznika trzeba było prosić e-mailem, co oznaczało wiele zbędnej administracji.

Każdy pojazd ma teraz kartę z kompletem danych i dołączonymi dokumentami. Zdarzenia można śledzić, a powtarzalne kroki działają automatycznie: system sam prosi o stan licznika i wskazuje, od kogo jeszcze go brakuje.

Rezerwacje samochodów współdzielonych w skali kraju trudno było ogarnąć i kontrolować. Zdarzenia nie składały się w jeden obraz, pracy nie wspierały workflow ani automatyzacja, a dokumenty wydania krążyły na papierze przez wiele rąk – osobiście lub e-mailem.

Rezerwacje odbywają się we wspólnym, jednolitym systemie, który pokazuje wszystkie samochody współdzielone w kraju. Zdarzenia widać w jednym przeglądzie, akceptacje i powiadomienia działają jako workflow, a wydanie i zwrot kończą się cyfrowo, protokołem.