Egy Tabula,sokféle flotta.

A tesztautók ügyvitele táblázatokban futott, a központ és a tesztautókat kezelő partner között nem volt napi, állandó adatszinkron. Hogy mi legyen, mikor és mi történt, azt e-mailben és telefonon kellett egyeztetni, egy váratlan eseménynél pedig újra és újra.

Az autók adatai és dokumentumai egy rendszerbe kerültek, szerepkörök szerinti hozzáféréssel. A központi foglalásról a partner azonnal értesítést kap, a naptár minden tesztautót egy idősíkon mutat, az átadás-átvétel pedig mobilon, elektronikusan zajlik.

A flottát táblázatokban kezelték: az adatok hiányosak voltak, a dokumentumok szétszórva álltak, az eseményeket senki nem látta egyben. Az átadás papíron zajlott, a kilométeróra-állást e-mailben kellett bekérni, ami sok felesleges adminisztrációval járt.

Minden jármű teljes adatkörrel, a dokumentumaival együtt egy adatlapra került. Az események követhetők, a visszatérő lépések automatikusan futnak: a rendszer maga kéri be a kilométeróra-állást, és jelzi, kitől hiányzik még.

A kulcsos autók foglalását országos szinten nehéz volt átlátni és kézben tartani. Az események nem álltak össze egy képpé, workflow és automatizmus nem segítette a munkát, az átadás pedig papíron, több ember kezén át, személyesen vagy e-mailben haladt.

A foglalás egy közös, egységes rendszerben történik, amely az ország összes kulcsos autóját mutatja. Az események egy áttekintésben láthatók, a jóváhagyás és az értesítések workflow-ban futnak, az átadás-átvétel pedig digitálisan, jegyzőkönyvvel zárul.