Tabula
Toda la flota.Un solo sistema.
Cada dato. Cada documento. Cada evento. Cada workflow. Lo que antes vivía en hojas de cálculo, carpetas y correos electrónicos, ahora funciona en un solo lugar.
Tabula
01 / 07Tabula es una plataforma en la nube desarrollada y operada por Macrofleet – sin instalación, se utiliza desde el navegador.
Un sistema de gestión de flotas: los datos y documentos de cada activo en un solo lugar.
Para pequeñas y grandes empresas que operan activos propios o arrendados.
Coche, maquinaria, portátil o teléfono – en una sola interfaz, con el mismo orden.
Se compone de módulos que cubren todo el ciclo de vida del activo: desde la compra hasta la baja.
Muchos procesos se ejecutan de forma automática y electrónica: solicitudes de datos, notificaciones, reenvíos, donde antes hacían falta correo electrónico y papel.
La base es la misma para todos; la configuración y el contenido se adaptan a su empresa.
Módulos
Todo lo que ocurre en una flota.
Todos los módulos trabajan sobre la misma ficha. Lo que uno registra, los demás ya lo ven.
Contenidos
Documentos, registros, eventos, fotos.
Todo en su sitio, vinculado al activo.
Datos y documentos
Un vehículo, una ficha. Sus documentos, al lado.
Roles
Permisos y contenidos, para cada uno según su rol.
Su propio activo.
Solicitudes e informes.
Costes, facturas, contratos.
Ofertas y pedidos.
Portátiles y móviles.
Supervisa y controla toda la plataforma.
Y muchos otros roles. Quién ve y gestiona qué se configura según sus necesidades.
Acciones
El dato se introduce una vez y, a partir de ahí, está en todas partes.
La solicitud llega a quien decide según las normas de la empresa.
Acta con fotos y firma electrónica.
Cada uno sabe a tiempo lo que le toca.
Filtrado y exportación, en pocos clics.
AccionesCinco destacadas.
Las demás funcionan igual.
Un esquema, muchas variantes
Son los mismos en todas las empresas: en el mismo lugar, con el mismo nombre.
Tres campos que solo requiere su propia actividad.
Aquí bastan dos: exactamente los que exige el trabajo diario.
Cuatro campos propios, mientras la parte común no cambia.
Automatizaciones
Todo entra. Y todo sigue su curso.
Datos de los usuarios y de otros sistemas de la empresa; mensajes y datos para los destinatarios y los sistemas conectados. Sin reenvíos manuales.
Ilustración con datos ficticios.
Información clave
En qué funciona y qué necesita.
Funcionamiento
Una plataforma lista para usar, adaptada al funcionamiento de su empresa.
- Modelo de servicio
- Una plataforma en la nube desarrollada y operada por Macrofleet.
- Instalación
- No es necesaria. Tabula se utiliza desde el navegador; en los equipos locales no se ejecuta ningún programa.
- Actualizaciones
- Macrofleet se encarga del desarrollo, las actualizaciones y la supervisión. Todos utilizan siempre la misma versión, la más reciente.
- Operación
- Operación continua del sistema, supervisada las 24 horas del día.
- Personalización
- La base y los esquemas son los mismos en todas las empresas. Los campos, los pasos y los aprobadores se adaptan al funcionamiento de su empresa y se configuran conjuntamente durante la implantación.
Qué necesita
Una conexión a internet y un navegador actual. Nada más.
- Navegador
- La versión actual de los navegadores modernos.Microsoft EdgeGoogle ChromeSafariMozilla Firefox
- Ordenador
- Un equipo de sobremesa o portátil con Windows o macOS.
- Teléfono y tableta
- El sistema completo en dispositivos iOS y Android, desde el navegador. No se necesita ninguna aplicación móvil aparte.
- Conexión
- Conexión a internet de banda ancha o móvil.
- Su equipo de IT
- No tiene que gestionar servidores, bases de datos, copias de seguridad ni actualizaciones. Solo interviene en la implantación, si se necesitan ajustes específicos de la empresa, como el inicio de sesión único (SSO) o un dominio de correo propio.
Inicio de sesión y acceso
Cada uno ve aquello a lo que su rol le da acceso.
- Inicio de sesión
- Varias formas de acceso, entre ellas el inicio de sesión único (SSO) con la cuenta corporativa de Microsoft.
- Autenticación en dos pasos
- Puede activarse para proteger aún más las cuentas.
- Roles
- Varios roles, cada uno con su propia vista y nivel de permisos.Administrador de flotaResponsable de flotaUsuario del vehículoReservas de vehículos compartidosControl de gestiónFinanzasSolicitante de RR. HH.Otros
- Gestión de permisos
- Ajustes propios para cada rol: quién puede ver, registrar y aprobar qué.
- Terceros
- Los datos y documentos también pueden compartirse con terceros: de forma individual, regulada según el contenido y durante el tiempo necesario.
Ubicación de los datos y operación
Infraestructura en la UE, separada por empresa.
- Centro de datos
- Infraestructura en la Unión Europea que funciona en paralelo en varias ubicaciones.
- Separación
- Cada empresa tiene su propia base de datos y su propio repositorio de documentos.
- Copias de seguridad
- Varias copias de seguridad al día.
- Infraestructura
- Alimentación ininterrumpida
- Red redundante
- Vigilancia física permanente
- Entorno virtualizado y energéticamente eficiente
- Transferencia de datos
- Los datos personales no salen de la Unión Europea.
Seguridad y cumplimiento
Funcionamiento documentado y certificado.
- Conexión
- Conexión cifrada entre el navegador y Tabula.
- Registro de actividad
- Los accesos y los cambios quedan registrados y son trazables.
- Certificaciones
- ISO 9001:2015ISO/IEC 27001:2022La validez de las certificaciones puede comprobarse en una base de datos pública.
- Protección de datos
- Conforme al GDPR, en virtud del contrato de encargo del tratamiento celebrado con cada parte contratante. Delegado de protección de datos designado.
- Detalles
- Seguridad y certificaciones
Entrada y salida de datos
Los registros existentes pueden incorporarse y los datos pueden exportarse en cualquier momento.
- Importar
- Los datos de los registros existentes pueden traspasarse desde diversas fuentes mediante una importación validada.
- Exportar
- Informes y listados por vehículo y por centro de coste, en formatos exportables.XLSXCSV
- Documentos
- Documentos y fotos en las fichas de los activos, con documentos obligatorios u opcionales para cada tipo.PDFImágenesDocumentos de Office
- Documentos generados
- Documentos creados por el sistema, como el acta de entrega, en PDF, con plantillas que se rellenan automáticamente.
Idiomas
También para equipos internacionales.
- Interfaz
- HúngaroInglésAmpliable
- Documentos generados
- Las actas y los demás documentos generados por el sistema también están disponibles en ambos idiomas.
Notificaciones y uso compartido
Cada tarea llega por sí sola a quien corresponde.
- Notificaciones por correo electrónico
- Pasos pendientes de aprobación, cambios de estado y vencimientos, como la ITV, el seguro o el permiso de conducir.
- Solicitud de datos por enlace
- El usuario envía el dato desde un enlace, por ejemplo, el kilometraje mensual, en unos pocos campos.
- Documentos por enlace
- Los documentos designados pueden compartirse mediante un enlace durante el periodo de uso.
Implantación y soporte
Seguimos con su equipo también después de la implantación.
- Implantación
- Análisis de necesidades y configuración
- Carga de datos
- Formación para usuarios clave, con ejemplos prácticos
- Puesta en marcha
- Soporte
- Soporte por correo electrónico en horario laboral, con soporte técnico de segundo nivel.
- Guía
- Guía integrada y materiales descargables en Tabula.
- Desarrollo
- La plataforma evoluciona continuamente; las nuevas funciones llegan con las actualizaciones.
Los datos técnicos son orientativos. Los detalles aplicables a cada parte contratante se recogen en el contrato de servicio y en el contrato de encargo del tratamiento.
Véalo en funcionamiento.En una breve demostración.
Contacte con nosotros y, en una demostración personalizada con contenido de ejemplo, le mostraremos cómo podría adaptarse al funcionamiento de su empresa: módulo a módulo, rol a rol.